Personvernerklæring
Slik behandler Kvant personopplysninger om kandidater, kunder og besøkende.
Sist oppdatert: 13. november 2026
1.0 Hvem vi er
Kvant Consulting Norway AS («Kvant», «vi») er et rekrutteringsselskap innen executive og specialist search. Vi er behandlingsansvarlig for personopplysningene som beskrives her.
Organisasjonsnummer: 824 430 322
Adresse: Fridtjof Nansens plass 8, 0160 Oslo
Kontakt om personvern: personvern@kvant.co
Erklæringen gjelder for kandidater og søkere, medlemmer av Kvant Community, kontaktpersoner hos kunder og samarbeidspartnere, og besøkende på kvant.co.
2.0 Kandidater og søkere
2.1 Hvilke opplysninger vi behandler
Hvilke opplysninger vi har om deg, avhenger av hvor langt du har kommet i en prosess med oss:
Når vi tar kontakt: navn, nåværende og tidligere roller, utdanning og kompetanse fra din offentlige LinkedIn-profil, kontaktinformasjon, og eventuelle anbefalinger fra personer i vårt nettverk.
I en rekrutteringsprosess: CV og søknad, notater fra samtaler og intervjuer, våre vurderinger av kompetanse og egnethet, nåværende lønn og lønnsforventning, tilgjengelighet og motivasjon, resultater fra evne- og personlighetstester, og uttalelser fra referanser du har oppgitt.
Ved behov i sluttfasen: bekreftelse av utdanning og arbeidsforhold. For stillinger med vesentlig økonomisk ansvar kan det også være aktuelt med kredittsjekk. Du får beskjed på forhånd.
Vi registrerer ikke opplysninger om helse, etnisitet, religion, politisk syn, fagforeningsmedlemskap, seksuell orientering eller straffbare forhold.
2.2 Hvor opplysningene kommer fra
Vi får opplysninger fra deg selv, fra LinkedIn og andre offentlige kilder, fra personer i vårt nettverk som anbefaler deg, fra referanser du har oppgitt, fra testleverandøren vår og fra kunden vi rekrutterer for. Når vi har fått opplysninger om deg fra andre enn deg selv, gir vi deg beskjed senest når vi tar kontakt med deg, og senest innen én måned. Hvis vi ikke tar kontakt med deg, sletter vi opplysningene senest innen én måned. Du har rett til å protestere mot behandlingen, se punkt 7.
2.3 Formål og rettslig grunnlag
Finne og kontakte kandidater til konkrete oppdrag. Grunnlag: berettiget interesse (GDPR art. 6 nr. 1 f). Vi har interesse av å finne kvalifiserte kandidater til kundene våre, og du har interesse av å få vite om relevante muligheter.
Vurdere deg i en rekrutteringsprosess og presentere deg for kunden. Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f). Vi presenterer deg bare for en kunde etter at du har sagt ja til det.
Kredittsjekk for stillinger med vesentlig økonomisk ansvar. Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f). I tillegg må det foreligge saklig behov etter kredittopplysningsloven.
Lagre profilen din i talentpoolen eller Kvant Community for fremtidige muligheter. Grunnlag: samtykke (art. 6 nr. 1 a). Du kan trekke samtykket tilbake når som helst.
Dokumentere gjennomførte prosesser og forsvare oss mot rettskrav. Grunnlag: berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f).
2.4 Hvem vi deler opplysningene med
Kunden i det aktuelle oppdraget: Kunden får tilgang til CV, navn og våre kommentarer gjennom en kandidatside i vårt rekrutteringssystem. Det skjer bare etter at du har sagt ja til å bli presentert, og bare til bruk i den aktuelle rekrutteringen. Kunden blir selv behandlingsansvarlig for opplysningene den mottar.
Leverandører: Leverandører som behandler opplysninger på våre vegne, se punkt 6.
Myndigheter: Myndigheter når loven krever det.
Vi selger ikke personopplysninger.
2.5 Bruk av kunstig intelligens
Vi bruker KI-verktøy til å oppsummere og strukturere notater fra samtaler. Alle vurderinger og beslutninger tas av våre konsulenter. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning for deg.
I screeningsamtaler bruker vi vårt eget screeningverktøy. Konsulenten skriver et sammendrag av samtalen, og en språkmodell strukturerer det du har fortalt oss, for eksempel om erfaring, ønsker og tilgjengelighet, slik at det kan legges inn i rekrutteringssystemet vårt. Språkmodellen vurderer eller rangerer deg ikke, og konsulenten kontrollerer og retter resultatet. Opplysninger om helse og andre sensitive forhold tar vi ikke med i det som sendes til språkmodellen. Verktøyet og språkmodellen driftes av Scaleway i Frankrike. Opplysningene brukes ikke til å trene modellen, men Scaleway kan lagre dem i inntil to uker for feilsøking.
Hvis vi ønsker å ta opp eller transkribere en samtale med deg, får du beskjed på forhånd og kan si nei. Ved transkribering lagres ikke lyden, bare teksten. Transkripsjonen brukes til å lage et sammendrag og slettes deretter.
2.6 Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Vi har funnet deg, men ikke kontaktet deg, eller du har ikke svart: Opplysningene slettes senest innen én måned.
Du har vært i en prosess, men er ikke med i talentpoolen: Profilen slettes 6 måneder etter at prosessen er avsluttet.
Du er med i talentpoolen eller Kvant Community: Profilen lagres så lenge samtykket gjelder. Vi ber deg fornye det hver 24. måned. Fornyer du det ikke, bruker vi ikke profilen videre, og den slettes innen 30 dager etter fristen.
Dokumentasjon av gjennomført prosess (navn, oppdrag, fase og utfall): Lagres i 3 år etter at prosessen er avsluttet.
2.7 Referanser og personer som anbefaler kandidater
Når du er referanse for en kandidat, registrerer vi navn, kontaktinformasjon og uttalelsen din. Når du anbefaler en kandidat til oss, kan vi registrere at anbefalingen kommer fra deg. Grunnlaget er berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f). Opplysningene lagres sammen med kandidatens profil og slettes med den. Kandidaten kan få innsyn i uttalelsen.
3.0 Kvant Community og talentpoolen
Når du melder deg inn i Kvant Community eller sier ja til å stå i talentpoolen, lagrer vi profilen din for å kunne kontakte deg om relevante muligheter. Grunnlaget er samtykket ditt. Du kan når som helst trekke det tilbake ved å svare på en e-post fra oss eller kontakte oss på personvern@kvant.co. Da sletter vi profilen, bortsett fra den korte dokumentasjonen nevnt i punkt 2.6 hvis du har vært i en prosess.
4.0 Kunder, prospekter og samarbeidspartnere
Vi behandler navn, kontaktinformasjon, stilling og kommunikasjonshistorikk for kontaktpersoner hos kunder og samarbeidspartnere. Formålet er å følge opp kundeforholdet, sende tilbud og gjennomføre oppdrag. Grunnlaget er vår berettigede interesse (art. 6 nr. 1 f). Vi sender nyhetsbrev på e-post bare til mottakere som har samtykket, eller til kunder om tjenester som ligner dem de har kjøpt, og du kan alltid melde deg av. Opplysningene lagres så lenge relasjonen er aktiv, og slettes etter 3 år uten kontakt. Regnskapsmateriale oppbevares i 5 år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).
5.0 Nettsiden
Nettsiden kvant.co driftes av Framer. Vi bruker Framers besøksstatistikk, som ikke bruker informasjonskapsler og ikke identifiserer deg. Vi bruker Google Tag Manager til å administrere skript på nettsiden. Tag Manager setter ikke informasjonskapsler, men når siden lastes, kontakter nettleseren din Googles servere, som da ser IP-adressen din. Vi bruker ikke informasjonskapsler eller andre verktøy for analyse eller markedsføring på nettsiden. Tar vi i bruk slike verktøy senere, spør vi deg om samtykke først, og oppdaterer denne erklæringen.
Henvendelser via kontaktskjemaet brukes til å svare deg, og slettes etter inntil 12 måneder.
6.0 Leverandører og overføring utenfor EØS
Vi bruker leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne. LinkedIn er selvstendig behandlingsansvarlig for sin egen plattform. De viktigste leverandørene er:
RecruitCRM: rekrutteringssystem. Irland, India og USA.
LinkedIn: søk og kontakt med kandidater. Irland og USA.
Google Workspace: e-post og dokumenter. EU og USA.
Anthropic (Claude): oppsummering av notater. USA.
Scaleway: drift av Kvants egne verktøy, blant annet screeningverktøyet med språkmodell, skjemaer og overføring til rekrutteringssystemet. Frankrike.
Nora: transkripsjon av samtaler, bare når du har fått beskjed på forhånd. EU/EØS.
Aon: evne- og personlighetstester. EU, med tilgang fra USA og India.
Semac: bakgrunnssjekk. Norge.
HubSpot og Qwilr: kundeoppfølging og tilbud. USA og Australia.
Framer: nettside. Nederland.
Google (Tag Manager): administrasjon av skript på nettsiden. USA.
Når opplysninger overføres til land utenfor EØS, skjer det på grunnlag av EU-kommisjonens tilstrekkelighetsvedtak, for eksempel EU-U.S. Data Privacy Framework, eller EUs standardkontrakter. Du kan be om en kopi av garantiene ved å kontakte oss.
7.0 Dine rettigheter
Du har rett til å:
få innsyn i opplysningene vi har om deg, og få en kopi
få rettet uriktige opplysninger
få opplysninger slettet
kreve at behandlingen begrenses
få utlevert opplysninger du har gitt oss, i et maskinlesbart format, der behandlingen bygger på samtykke
trekke tilbake et samtykke når som helst, uten at det påvirker behandlingen før tilbaketrekkingen
Retten til å protestere: Når vi behandler opplysninger på grunnlag av berettiget interesse, har du rett til å protestere ut fra din særlige situasjon. Da stanser vi behandlingen, med mindre vi har tungtveiende grunner som går foran dine interesser, eller trenger opplysningene for å forsvare et rettskrav. Hvis du ikke ønsker å bli kontaktet av oss i det hele tatt, sletter vi opplysningene dine og registrerer bare navnet ditt og at du ikke ønsker kontakt, slik at vi ikke kontakter deg igjen.
Send forespørsler til personvern@kvant.co. Vi svarer så raskt som mulig, og senest innen én måned. Vi kan be deg bekrefte identiteten din.
Du kan klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.no) hvis du mener vi behandler opplysningene dine i strid med regelverket. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først.
8.0 Sikkerhet
Vi beskytter opplysningene med tilgangsstyring, totrinnsbekreftelse for alle Google-kontoer, en felles passordhåndterer og kryptering hos leverandørene. Bare ansatte som trenger opplysningene i arbeidet sitt, har tilgang til dem.
9.0 Endringer
Vi oppdaterer erklæringen når behandlingen endres. Datoen øverst viser når den sist ble endret.